Zarządzanie i personalizacja dokumentów.

Personalizacja i zarządzanie dokumentami to dwa wątki ściśle związane z z dokumentacją w formie papierowej a także elektronicznej. Jako zarządzanie dokumentami rozumiemy między innymi takie operacje jak np. klasyfikowanie lub też magazynowanie. Sama personalizacja natomiast to nieco odchodzący temat od powyższego zarządzania. Ta czynność koncentruje się raczej wokół posiadaczy poszczególnych dokumentów. Wykonując ksero dowodu czy też wykonując kopie jakiegokolwiek dowodu ulegamy personalizacji naszych danych. Te dwa tematy przedstawimy w sposób takiż, aby każdy załapał ich role i działanie.

1. Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego informatyka administracja plikami na urządzeniu skomputeryzowanym to nic innego jak ich kategoryzowanie, dopasowywanie oraz zapisywanie. Dokumentami w wersji elektronicznej zarządza się o wiele prościej aniżeli dokumentami papierowymi. Istnieją też różne programy usprawniające poszczególne działania a także repozytoria online, w których w dowolnym momencie da się ulokować nasze pliki. W przypadku dokumentów w formie papierowej zobaczymy nieco inne funkcje. Aby właściwie zarządzać dokumentami w tej formie musimy posiadać wyznaczone do tego miejsce oraz ludzi, którzy będą się nimi zajmować. Coraz częściej instytucje przechodzą z dokumentacji papierowej na elektroniczną, gdyż założenia IT w dużej mierze polepszają ich luksus pracy. Dokumentacja cyfrowa jest także bardziej bezpieczna na dwóch dyskach niż materiały umieszczone w kilkunastu archiwach. Zarządzanie dokumentami to proces bardzo złożony jak wspomnieliśmy już o tym na początku. Do całego procesu należą: segregowanie, składowanie oraz czasami wartościowanie poszczególnych dokumentów. Założenie te jest coraz regularniej udzielane przez zewnętrzne organizacje wyspecjalizowane w dziedzinie rozwiązań informatycznych.

2. Personalizacja dokumentów – trudno jest określić dokładnie czym zajmuje się personalizacja dokumentów. Jedno jest pewne – personalizacja dokumentów to postępowanie, w jakim każdy z nas na pewno uczestniczył. Przekazywanie danych osobowych na dokument w formie elektronicznej też może być nazwane personalizacją. Aczkolwiek proces ten dostrzega się w trakcie wyrabiania dowodów osobistych. Najczęściej personalizację dokumentów wykorzystują instytucje urzędowe, chociaż coraz częściej zdarza się, że są to również organizacje prywatne. Personalizacja dokumentów jako osobna usługa jest już dostępna w internecie, jakiej udzielaniem zajmują się przeróżne instytucje powiązane z branżą IT.

Para procesów nader istotnych w terminologii dokumentów to personalizacja dokumentów a także zarządzanie nimi. Temat administrowania jest nam do tego czasu bardziej znany niźli wątek personalizacji dokumentów, choć ten innowacyjny system działania z dokumentacją elektroniczną coraz systematyczniej uzewnętrzniany jest w życiu prostego człowieka. Warto przyjrzeć się tym punktom z obydwu stron: w podobny sposób od strony informatycznej jak i administracyjnej.