Kopertowanie i wydruki masowe – dwa w jednym
Niekiedy zdarza się, że musimy wydrukować dla naszej firmy większą ilość ulotek lub broszur. Wówczas warto zastanowić się nad drukiem masowym. Listy, oferty, informacje o promocjach, faktury, zaproszenia, blankiety wpłat, książki, informacje o stanie sald czy też próbki towarów naszej produkcji mogą być drukowane masowo, a następnie dostarczane do klientów za pośrednictwem odpowiednich usług. My chcielibyśmy połączyć dwie usługi, a mianowicie kopertowanie z wydrukami masowymi. Drukując i kopertując kilka dokumentów nie zastanawiamy się zbytnio nad pracochłonnością tej czynności, bo praktycznie nie kosztuje nas ona zbyt wiele. Jednak gdy w grę wchodzi kilkaset lub kilka tysięcy przesyłek, wówczas warto zastanowić się nad zleceniem takiej czynności wyspecjalizowanej firmie, która za jednym razem wydrukuje nam masowo wszystkie potrzebne materiały a następnie zapakuje je i przygotuje do wysyłki.
Na czym zatem polega cała automatyzacja obsługi korespondencji masowej? A więc, obejmuje ona kilka kluczowych czynności wykonywanych w odpowiednich kolejnościach:
- przygotowanie materiałów (dokumentów) do druku,
- masowe drukowanie,
- personalizacja poprzedzona adresowaniem przesyłek,
- kopertowanie,
- jeśli wliczona jest również usługa wysyłkowa, to na koniec – wysyłka przygotowanych listów.
Automatyzacja znacząco wpływa na obniżenie kosztów całego przedsięwzięcia oraz znacznie przyspiesza dostarczenie przesyłek do określonych adresatów. Wszystkie wyżej wymienione etapy obsługi korespondencji masowej realizowane są z godnie z procedurami, które gwarantują tajemnicę korespondencji oraz ochronę danych osobowych.
Skupmy się teraz na dwóch najważniejszych dla nas etapach: kopertowaniu i wydruku masowym. Usługa kopertowania polega na wycięciu, złożeniu i zakopertowaniu wcześniej wydrukowanych materiałów w różnej formie. Mogą to być jak już wcześniej wspomnieliśmy: faktury, dokumenty czy też rachunki. Udostępniona przez usługodawcę linia kopertująca umożliwia dołączenie wybranych przez nas materiałów do określonych odbiorców. Wszystko odbywa się automatycznie i prawie nie widać tu ingerencji ludzkich rąk. Każdy dokument w procesie kopertowania jest personalizowany. Oto jakie funkcjonalności posiadają linie kopertujące:
- Większość potrafi odczytywać kody kreskowe OMR.
- Nasze materiały mogą być na różnym formacie oraz rodzaju papieru.
- Materiały są składane i cięte do rozmiarów kopert.
- Pełna kontrola procesu kopertowania.
- Adresowanie korespondencji poprzez: ukazaniu adresu w okienku koperty, nadruku na kopertach lub nadruku na etykietach samoprzylepnych.
- Dołączenie do przesyłki wybranych dodatków: broszur, ulotek czy też wizytówek.
Jeśli chodzi natomiast o proces poprzedzający kopertowanie, czyli wydruk masowy , to większość firm oferuje wykonanie wydruków metodą cyfrową na wysokonakładowych drukarkach laserowych. Posiadany sprzęt przez większość usługodawców pozwala na drukowanie personalizowanych dokumentów, czyli takich, których wygląd jest dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkownika. Można również zlecić drukowanie dedykowanych przekazów marketingowych, przeznaczonych dla konkretnych grup odbiorców. W przeciwieństwie do klasycznych technik druku, sterowanie komputerowe maszynami drukującymi zezwala na dowolne tworzenie unikalnej treści oraz personalizację dokumentów w ten sposób, aby każdy cechowała unikatowa zawartość.
Łączenie ze sobą tych dwóch usług jest bardzo dobrym rozwiązaniem, jeśli chcemy szybko i wygodnie przygotować większą ilość korespondencji reklamowej, którą następnie roześlemy do potencjalnych klientów w całej Polsce. Warto skorzystać z tych usług, gdyż w dużym stopniu oszczędzają one nasz czas i pieniądze.