Dokument elektroniczny ? obieg w sieci
Przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną jest nieuniknionym elementem rozwoju współczesnych organizacji. Nowoczesne przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, w dobie ciągłego rozwoju technologicznego, sukcesywnie odchodzą od tradycyjnych metod składowania i obiegu dokumentów. Powodem tego kierunku działania jest niebezpieczeństwo zagubienia dokumentów w formie papierowej, a także koszty związane z powielaniem, tradycyjnym obiegiem a w konsekwencji składowaniem papieru. Niejednokrotnie koszty te są zauważalnym składnikiem w budżecie organizacji.
W sieci krążą różnego typu dokumenty elektroniczne. Na skalę światową popularne stały się pirackie wersje różnego oprogramowania oraz kopie filmów oraz gier. Jednak prócz złych stron istnieją też te całkiem dobre strony zastosowania dokumentu elektronicznego. E-dokumenty w internecie, to przede wszystkim szybszy dostęp do źródła informacji, a także możliwość pozyskania dowolnego formularza, przygotowanego do wypełnienia, w wersji elektronicznej. Ułatwia to pracę głównie urzędom, a utrudnia niestety funkcjonowanie niektórym osobom starszym, które do tej pory przyzwyczaiły się do dokumentów w wersji papierowej lub też nie znają się zupełnie na komputerze i nie wiedzą jak dotrzeć do tego typu rzeczy.
Dokument elektroniczny wprowadzony został po to, aby nie tylko ułatwić i poprawić funkcjonalność organów państwowych, ale również po to by ułatwić życie nam ? zwyczajnym użytkownikom internetu. Jeśli choć trochę znamy się na komputerze i potrafimy wpisywać adresy w wyszukiwarce, to znalezienie odpowiednio interesujących nas dokumentów w wersji elektronicznej jest banalne. W sieci spotkać można takie e-dokumenty jak: podania do urzędu skarbowego, wszelkie rodzaje rozliczeń podatkowych, itp.
Firmy również zaczynają przechodzić na system e-dokumentacji. Każda firma musi pomyśleć zatem o miejscu na składowanie tego typu dokumentów, czyli o tak zwanym repozytorium. Digitalizacja dokumentów elektronicznych przyczyniła się do tego, że coraz większa liczba usługodawców proponuje rozwiązania z zakresów e-dokumentacji wdrożonej na cele firm i przedsiębiorstw. Wymiana dokumentów elektronicznych między dwiema spółkami w sieci jest o wiele wygodniejsza i prostsza, aniżeli bezpośrednie przekazywanie ich z ręki do ręki. Również archiwizacja dokumentów elektronicznych jest o wiele skuteczniejsza niż jeśli chodzi o dokumenty w wersji papierowej. Te bowiem często gdzieś giną lub ulegają zniszczeniu. Stwarza to niekiedy niepotrzebne problemy i komplikuje sytuacje w firmie. Dzięki dokumentacji elektronicznej o tego typu problemach można zapomnieć. Dokument elektroniczny, który trafia do repozytorium jest odpowiednio klasyfikowany i archiwizowany. Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych umieszczonych w repozytorium jest 10 krotnie większe, aniżeli bezpieczeństwo dokumentów składowanych w segregatorach i trzymanych w szafach w naszej firmie. Wygoda, funkcjonalność i bezpieczeństwo ? te trzy zalety obiegu dokumentu elektronicznego w sieci są najistotniejsze w całym procesie informatyzacji dokumentacji.