Kopertowanie ? przyjazne każdej firmie
Usługa, jaką jest kopertowanie jest idealna zarówno dla małych jak również dużych przedsiębiorstw, gdzie korespondencja droga pocztową jest najczęstszą formą komunikacji bądź usługą ściśle powiązana z działalnością firmy. Jeśli pierwszy raz słyszysz o czymś takim jak kopertowanie, to najwyższa pora, abyś dowiedział się na temat tej usługi nieco więcej, gdyż może to być idealne rozwiązanie dla Ciebie i Twojego przedsiębiorstwa.
Na samym początku zadajmy sobie podstawowe pytanie: czym jest kopertowanie? Odpowiedź wynika z samej definicji. Na pewno musi być to związane z kopertą i czymś co do niej wkładamy. Jednak sama definicja jest nieco bardziej złożona. Kopertowanie albowiem polega na złożeniu i zakopertowaniu wcześniej wydrukowanych materiałów, dokumentów, rachunków bądź faktur. Usługodawcy, którzy zajmują się świadczeniem usługi jaką jest kopertowanie korzystają z linii kopertujących, które umożliwiają dołączenie materiałów do paczek adresowanych do określonych przez nas odbiorców.
Cały proces kopertowania przebiega automatycznie i wymaga od firmy bardzo wysokiej dyscypliny i ścisłego przestrzegania pewnych norm jakości ISO, a także procedur ściśle powiązanych z personalizacją dokumentów. Kopertowanie ułatwia pracę przedsiębiorstwom, które wysyłają duże ilości różnych dokumentów drogą listową. Jeśli cenimy sobie wygodę i chcemy zaoszczędzić na czasie, warto wówczas skorzystać z usługi jaką jest kopertowanie.
Skoro wiemy już czym jest samo kopertowanie, to może warto przyjrzeć się również samej funkcjonalności tego procesu. W zależności od usługodawcy funkcjonalność może się zmieniać. Oto kilka funkcjonalności, które nie zmieniają się zbyt często i zawierają się w większości ofert firm oferujących kopertowanie:
- Sortowanie i łączenie dokumentów ? dokumenty po wydrukowaniu są sortowane i przydzielane do odpowiedniego adresata, a następnie łączone w arkusze, które następnie trafiają do jednej paczki lub koperty,
- Możliwość użycia różnego rodzaju formatów papieru w jednej przesyłce ? do jednej koperty możemy wsadzić dwa różne dokumenty o różnej wielkości, np. jeden na papierze A3, a drugi o wielkości A4,
- Prócz formatu można wykorzystać również różny rodzaj papieru ? papier może być grubości od 60 do 300 g/m2,
- Składanie wydrukowanych dokumentów do rozmiaru koperty ? wydrukowany dokument jest automatycznie składany do czasu aż będzie mieścił się w kopercie,
- Kontrola procesu kopertowania oraz weryfikacja materiału ? automatyczna lub ręczna możliwość ustawienia parametrów kopertowania,
- Adresowanie korespondencji ? w okienku koperty pokazuje się adres odbiorcy,
- Nadruk na etykietach ? na kopercie zostaje naklejona etykieta z nadrukiem,
- Dołączenie innych materiałów ? do zakopertowanych dokumentów można dorzucić dodatkowo jakieś ulotki, broszury lub materiały reklamowe (wrzutki i dokładki).
W kopercie może być umieszczony jeden lub więcej dokumentów, w zależności od tego, ile ich zostanie wydrukowanych dla konkretnego adresata. Gotowe przesyłki możemy również ofrankować. Niektórzy usługodawcy są w stanie zakopertować nawet 100 000 listów w ciągu godziny. Jeśli pracujemy np. w agencji reklamowej jest to idealne rozwiązanie dla naszej firmy, gdyż za jednym razem możemy zakopertować i zaadresować dużą liczbę broszur reklamowych.