Zarządzanie dokumentami czy personalizacja dokumentów?

Personalizacja i zarządzanie to dwa punkty stricte powiązane z z dokumentacją w formie papierowej i elektronicznej. Z zarządzaniem dokumentacją łączą się najczęściej takie czynności jak np. sortowanie lub też przechowywanie. Sama personalizacja natomiast to trochę odchodzący wątek od powyższego zarządzania. Personalizacja koncentruje się bardziej dookoła właścicieli wybranych dokumentów. Wykonując ksero dowodu bądź wykonując ksero któregokolwiek dowodu ulegamy personalizacji naszych danych. Owe dwa punkty  scharakteryzujemy w sposób taki, by każdy pojął ich funkcje i działanie.

1. Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego komputerowca administracja dokumentami na urządzeniu skomputeryzowanym to nic innego jak ich segregowanie, dopasowywanie oraz magazynowanie. Dokumentacją w formie elektronicznej zarządza się o wiele swobodniej niźli tymi w wersji papierowej. W internecie znaleźć można również różne programy automatyzujące poszczególne działania oraz specjalnie przygotowane miejsca, w jakich w każdym momencie możemy ulokować nasze dokumenty. Patrząc jednak na dokumenty w formie papierowej widzimy trochę inne funkcje. Żeby poprawnie zarządzać dokumentami w tej formie musimy dysponować wyznaczonym celowo miejscem i pracownikami, którzy będą się nimi zajmować. Jeszcze częściej firmy przechodzą z dokumentów w wersji papierowej na elektroniczną, gdyż rozwiązania IT w znacznym stopniu kształtują ich komfort pracy. Dokumentacja cyfrowa jest również bardziej bezpieczna na kilku nośnikach danych niż materiały umieszczone w kilkunastu archiwach. Zarządzanie dokumentami to proces bardzo zawiły jak wtrąciliśmy w pierwszych linijkach naszego tekstu. W jego skład wchodzą:  klasyfikowanie, gromadzenie a czasami analizowanie pojedynczych dokumentów. Założenie te jest coraz regularniej świadczone przez nie państwowe organizacje specjalizujące się w dziedzinie rozwiązań informatycznych.

2. Personalizacja dokumentów – trudno jest określić dokładnie czym zajmuje się personalizacja dokumentów. Co do jednego nie ma wątpliwości – jest to postępowanie, w którym musiał brać udział lub będzie uczestniczył każdy człowiek. Przenoszenie danych personalnych na dokument w formie elektronicznej także może być określone jako personalizacja dokumentu. Niemniej jednak proces ów pojmuje się w trakcie wyrabiania dowodów osobistych. Z reguły personalizację dokumentów stosują instytucje państwowe, aczkolwiek coraz częściej zdarza się, że są to również organizacje prywatne. Personalizacja od pewnego czasu jest już osiągalna w sieci jako osobna usługa, jakiej udzielaniem zajmują się różne instytucje powiązane z branżą IT.

Para procesów nader istotnych w terminologii dokumentów to personalizacja dokumentów a także zarządzanie nimi. Temat administrowania jest nam do tej pory bardziej znany niż temat personalizacji dokumentów, jednakże ów innowacyjny system postępowania z dokumentacją coraz częściej uwidaczniany jest w życiu normalnego człowieka. Powinniśmy przyjrzeć się tym punktom z obydwu stron: w podobny sposób od strony informatycznej jak również administracyjnej.